業(yè)務流程管理在協同管理軟件中的作用不容忽視

        協同軟件的高速發(fā)展，使協同軟件由一個新生的應用軟件，變成被廣泛接受的信息化主流應用系統(tǒng)。2005年，中國信息產業(yè)發(fā)展研究院首次將協同軟件作為一個單獨的軟件門類另列，表明協同軟件在中國正式被“官方”所認可;2006年，全球知名IT分析評測機構GARTNR發(fā)布主題文章，指出：基于BPM的協同軟件，是下一代信息系統(tǒng)。協同軟件有時也稱為協作軟件，它的學術名稱是：CSCW(計算機支持的協同工作Computer Supported Cooperative Work)系統(tǒng)，1984年MIT的艾琳-格雷夫和DEC的保羅-卡什曼兩位研究人員，正式提出了CSCW的概念，可以看作是協同軟件最早的規(guī)范定義。

        無論是在國內還是國外，協同軟件從一開始，其范圍和焦點并不是很清楚。進入2006年，國內對協同軟件的質疑之聲開始多了起來，其根本原因也是因為協同軟件的定義不明確。各個廠商的理論體系和功能核心都不一樣，研究人員對協同軟件也不乏“管窺見豹”，甚至出現個別人有意擾亂市場的情況。因為協同軟件與SOA、EAI等新型的軟件架構思想和IT應用思想有許多融合，甚至還有人誤認為協同軟件是SOA、EAI，而對協同軟件產生模糊定位，對協同軟件市場持悲觀態(tài)度。

        其實對協同軟件的質疑并不鮮見，在國外，早就有人認為“從某種觀點上看，CSCW只是一把大傘，在其下面來自不同學科的人們可以討論計算機系統(tǒng)設計與應用的各個方面”。這種并不嚴格的闡述，使協同軟件無法明確其功能和價值。

        隨著協同軟件的不斷發(fā)展，對于協同軟件目前已經有比較明確的定位。我國著名協同軟件專家，清華大學史美林教授對CSCW定義可以概括為：地域分散的一個群體借助計算機及其網絡技術，互相配合來完成一項任務。通過建立協同工作的環(huán)境，改善人們信息交流的方式，消除時間和空間上的障礙，提高工作效率。如：信息共享系統(tǒng)提供資源共享能力，電子郵件和即時通訊、多媒體會議系統(tǒng)提供人與人之間的通信支持功能，業(yè)務流程提高組織管理能力。

        復旦協達對協同軟件的定義是：輔助跨組織、跨區(qū)域的人員，互相配合完成管理事務的應用軟件。這一定義與史美林教授對CSCW的定義意思基本相近。因為復旦協達協同軟件產品在理論上標準規(guī)范，并且功能設計合理實用，被國家高教委選定為唯一配套使用的協同OA教學軟件，成為國產協同軟件事實上的產品標準。同時，也是徐工、寶鋼、蘇寧等，眾多成熟的大型企業(yè)選擇協達的原因所在。

        目前對于協同軟件有多種分類方法，實踐工作中比較有效的分法是：依據業(yè)務流程的柔性化程度分類，可以分為全結構化、半結構化、非結構化;依據底層技術分類，分別為以通訊、文檔、流程三者為中心;依據任務傳遞機制分類，分別是以文件、消息、WEB網絡為基礎。

        在理論研究上，對協同軟件還有另外三種分類方法，分別是：依據交互方式，分為同步與異步協同;依據群組規(guī)模分為兩人與多人協同;依據空間距離分為遠程與同地協同。綜合上述理論研究的分類方法，我們可以用下圖來列示協同軟件相關功能。(參考《計算機支持的協同工作理論與應用》，電子工業(yè)出版社，2000年第1版)

        依據史美林教授編寫的《計算機支持的協同工作理論與應用》一書的內容，協同軟件的功能核心為以下四個方面：

         一、業(yè)務流程管理系統(tǒng)。業(yè)務流程管理(Business Process Management，BPM)以前常常被稱之為工作流管理(Workflow Management, WFM)，是業(yè)務流程重組(Business Process Reengineering，BPR)和業(yè)務流程改進(Business Process Improvement，BPI)的重要IT工具，BPM是指多人參與的工作事務中所使用的一系列步驟，這些步驟可以是順序的或并行的。業(yè)務流程是協同軟件應用的重點和難點，對于協同軟件有著至關重要的作用。目前國外有多款協同軟件是以業(yè)務流程為主，國內則是復旦協達率先提出以業(yè)務流程為核心，同時復旦協達還在國內首次發(fā)布了“流程型”協同OA，進一步確立了以業(yè)務流程為核心的產品思路，對中國協同軟件產業(yè)發(fā)展帶來深遠影響?；趶偷﹨f達的技術平臺，所構建的協同管理應用解決方案，主要也是關注用戶在業(yè)務流程管理BPM方面的需求。

        二、即時通訊系統(tǒng)。即時通訊包括了文字、語音、視頻三種即時通訊方式，因為其可以一定程度取代傳統(tǒng)會議，也時也被稱為多媒體會議系統(tǒng)。因為其能夠處理音頻、視頻、協作數據等大量信息，提高了計算機的協同工作能力，是快捷高效、經濟方便的協同工具。國外的Groove是市場推廣比較成功的即時通訊類協同軟件，國內的北京點擊和騰訊相關產品，也屬于以即時通訊為核心的協同軟件。復旦協達的協同管理應用解決方案，也集成了即時通訊的功能。

        三、協同編著和協同設計。這類應用為不同時間不同地點的用戶，提供了協同工作方式完成文檔編輯和產品設計的功能。美國Michingan大學的DistEdit就是典型的協同編著系統(tǒng)，依托復旦大學力量研發(fā)的協達軟件，也提供了豐富的協同編輯功能，以面向公文管理的應用。目前復旦大學在協同編著方面具有較高的國際聲譽，設在復旦大學的上海CSCW中心，開發(fā)了國際領先的協同編著應用模型。

        四、協同出版系統(tǒng)。這是一種基于WEB的信息發(fā)布與集成系統(tǒng)，在實踐工作中常常被直接稱為“信息發(fā)布與集成系統(tǒng)”，新聞、公告等是常見的協同出版系統(tǒng)。優(yōu)秀的協同出版系統(tǒng)，還能夠動態(tài)更新內容。例如：基于復旦協達核心技術平臺建立的協同應用解決方案，不僅可以采集局域網和互聯網上的文本、目錄、網頁、程序等任意信息，還可以采集ERP、CRM等異構系統(tǒng)數據，并且可以指定動態(tài)更新的時間間隔期。

        以上CSCW的四大核心功能，也是目前協同軟件的主要功能，BPM以其重要性列為首要功能。國內外絕大部分主流協同軟件產品，都是按以上四個核心來構建自己的軟件功能，并且以BPM為核心的協同軟件越來越受到“組織”用戶的青睞。認清了協同軟件以BPM為核心，有利于幫助協同軟件廠商和用戶，依據科學規(guī)范的思想，設計和選擇正確的協同軟件產品，避免將企業(yè)關系管理(CRM / ERM)中的“信息網狀”，甚至“人力資源”等當作協同軟件核心，從而貽誤用戶邁向協同軟件的成功應用之路。