項(xiàng)目管理軟件助力項(xiàng)目管理

       在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目管理軟件作用顯而易見，將項(xiàng)目管理軟件的重要作用歸納為如下幾點(diǎn)。

       1. 提高項(xiàng)目管理水平

        信息技術(shù)的價值是通過應(yīng)用而體現(xiàn)的，項(xiàng)目管理軟件也不例外。但由于國內(nèi)整體管理水平偏低，對項(xiàng)目管理知識體系缺乏了解，造成項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用困難重重。有實(shí)力的項(xiàng)目管理人才不足，也成了提高企業(yè)項(xiàng)目管理水平的瓶頸。

        雖然國內(nèi)從事項(xiàng)目管理的人數(shù)已經(jīng)有幾百萬人，但是我國的項(xiàng)目管理水平仍不盡人意。同發(fā)達(dá)國家相比，我國的項(xiàng)目管理還處于一個相對落后的階段。這不僅體現(xiàn)在專業(yè)化的項(xiàng)目管理觀念落后，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用范圍較為有限，在實(shí)施項(xiàng)目管理的能力上，企業(yè)也需要通過大量的培訓(xùn)、投入和流程改進(jìn)來提升自身的項(xiàng)目管理能力。國內(nèi)企業(yè)未能在項(xiàng)目中全面系統(tǒng)地采用項(xiàng)目管理這種先進(jìn)管理方法，沒有形成專業(yè)化。與其它的企業(yè)應(yīng)用軟件一樣，項(xiàng)目管理軟件，尤其是企業(yè)級的應(yīng)用軟件同樣面臨兩方面問題。

        一方面，供應(yīng)商需要對軟件的功能進(jìn)行完全的本地化，設(shè)計(jì)一系列切合實(shí)際的、循序漸進(jìn)的實(shí)施咨詢方法，以及做好對國內(nèi)市場長期投入的準(zhǔn)備。對于用戶來講，他們關(guān)心的不僅僅是軟件的功能強(qiáng)大、界面好看、技術(shù)先進(jìn)等特點(diǎn)，而且還有軟件產(chǎn)品或解決方案是否適合企業(yè)的實(shí)際需求。只有符合企業(yè)的實(shí)際管理需求，適合國內(nèi)管理人員素質(zhì)的軟件產(chǎn)品才會受到用戶的歡迎和推廣。另外，項(xiàng)目管理軟件必須采用國際最先進(jìn)的技術(shù)和工具，能夠體現(xiàn)出國際最先進(jìn)的項(xiàng)目管理思想。

        項(xiàng)目管理軟件提供商的服務(wù)是否到位，也是軟件能否成功應(yīng)用的關(guān)鍵。畢竟，項(xiàng)目管理對于國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)來說還是比較新鮮的，軟件廠商不僅要推銷自己的產(chǎn)品，還應(yīng)該通過咨詢、培訓(xùn)等服務(wù)形式幫助用戶學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的知識和方法。一些國內(nèi)的軟件公司對服務(wù)不夠重視，或者用戶不愿意為服務(wù)而投資，從而產(chǎn)生了軟件買了但用不好的現(xiàn)象，甚至用不起來，最終成了擺設(shè)。

       另一方面，用戶應(yīng)該注重管理流程改進(jìn)與文化變革、對員工的培養(yǎng)以及明確定義需求范圍。目前，大多數(shù)用戶對項(xiàng)目管理的知識體系不是非常了解。用戶首先應(yīng)該學(xué)會項(xiàng)目管理的方法和工具，這樣，在使用軟件過程中才能得心應(yīng)手?，F(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的現(xiàn)象是，項(xiàng)目經(jīng)理往往把所有的項(xiàng)目計(jì)劃和流程都只是記在腦子里，但是沒有落實(shí)成為制度化、企業(yè)化的東西。這樣很難保證項(xiàng)目的精確管理，只有把數(shù)據(jù)和信息落實(shí)到軟件中去，項(xiàng)目人員才能夠及時了解項(xiàng)目進(jìn)展。軟件只是一個工具，項(xiàng)目管理人員首先要考慮項(xiàng)目管理怎么做。

        項(xiàng)目的不確定性也是項(xiàng)目管理軟件應(yīng)用不暢的重要因素之一。項(xiàng)目實(shí)施過程中，會出現(xiàn)許多項(xiàng)目管理人員不可控制的變數(shù)，使得軟件的正常應(yīng)用變得很困難。這一點(diǎn)在IT行業(yè)也非常突出，比如在一個信息化改建項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)完成了計(jì)劃，但是在項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到了不可控因素造成項(xiàng)目不能繼續(xù)，軟件的使用也只能終止。

        近幾年來，隨著各種培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的建立，國內(nèi)出現(xiàn)了真正意義上的職業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理人。但是過去，那種來了新項(xiàng)目就調(diào)來做項(xiàng)目管理，項(xiàng)目結(jié)束又官復(fù)原職的現(xiàn)象，在許多企業(yè)和機(jī)構(gòu)中仍舊普遍存在。這些臨時的項(xiàng)目經(jīng)理人往往只有一兩次實(shí)踐，無法積累經(jīng)驗(yàn)，其管理水平難以得到鍛煉和提高。企業(yè)應(yīng)該重視項(xiàng)目經(jīng)理的培養(yǎng)，讓中、高層項(xiàng)目管理人員逐步走上專業(yè)化道路，像律師、醫(yī)師、會計(jì)師那樣形成有特色的行業(yè)。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不但應(yīng)該具備一定的項(xiàng)目管理的知識，還應(yīng)該對項(xiàng)目管理軟件有一定的認(rèn)識?，F(xiàn)在社會上，存在這樣的一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，他們認(rèn)為軟件看不見摸不著，從而低估了軟件的作用。當(dāng)軟件為企業(yè)節(jié)約了成本，帶來了效益時，他們往往認(rèn)為這是公司職員勞動的結(jié)果，而不能發(fā)現(xiàn)軟件的價值。

        目前為止，管理環(huán)境并不利于項(xiàng)目管理軟件的實(shí)施。在國內(nèi)市場上，許多行業(yè)的管理和制度不健全，使項(xiàng)目的進(jìn)度沒法得到保證。比如，項(xiàng)目需要輸入生產(chǎn)某個產(chǎn)品的制造周期時，工廠往往不能給出準(zhǔn)確答案，因此計(jì)劃就很難做到精確。這就需要全社會的生產(chǎn)企業(yè)都要提高管理水平，才能夠去滿足社會對項(xiàng)目管理的需要。

        2. 將管理分解成項(xiàng)目

        社會發(fā)展日新月異，市場競爭也越來越激烈。企業(yè)如何快速應(yīng)對市場變化，提高企業(yè)自身的核心競爭力？途徑之一是，學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識體系，把企業(yè)的業(yè)務(wù)分解成不同的項(xiàng)目，實(shí)施企業(yè)管理的項(xiàng)目化，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，節(jié)約運(yùn)行成本，降低企業(yè)風(fēng)險，提高企業(yè)的整體效益。每當(dāng)提到項(xiàng)目管理，會有很多人直接和工程建設(shè)聯(lián)系起來。實(shí)際上，項(xiàng)目管理已經(jīng)滲透到社會的各行各業(yè)，只是大家并沒有意識到而已。按照現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，項(xiàng)目是指一次性的、面對不同任務(wù)、有限定完成時間的活動。項(xiàng)目完成，相關(guān)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就可以解散，這在一定程度上減少了企業(yè)管理組織結(jié)構(gòu)層次；項(xiàng)目的完成效果可以用時間、成本和質(zhì)量三個因素來考量。因此，項(xiàng)目管理是一個執(zhí)行任務(wù)的綜合系統(tǒng)管理工具，企業(yè)項(xiàng)目管理的核心就是要保證在相關(guān)經(jīng)營活動中，保證相關(guān)項(xiàng)目的商業(yè)價值不因執(zhí)行過程的失誤而流失或者變質(zhì)。在企業(yè)內(nèi)部環(huán)境背景下，不論是采用矩陣類型組織結(jié)構(gòu)還是采用傳統(tǒng)的職能分工組織結(jié)構(gòu)，都存在一個組織結(jié)構(gòu)瓶頸：任務(wù)團(tuán)隊(duì)與職能團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)性沖突。解決不好這個問題，對公司的組織戰(zhàn)略來說就意味著企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)本身沒有成為企業(yè)競爭優(yōu)勢的一個組成部分。公司的業(yè)務(wù)被視為一個面向用戶的活動。項(xiàng)目管理能夠較好地解決組織扁平化、面向任務(wù)、項(xiàng)目是企業(yè)運(yùn)作焦點(diǎn)、管理團(tuán)隊(duì)化等幾個方面的問題?；陧?xiàng)目推動的企業(yè)其綜合管理水平將得到很大程度的提高，采取矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)行管理項(xiàng)目化，按項(xiàng)目管理企業(yè)，順應(yīng)了“壓縮組織規(guī)模、組織結(jié)構(gòu)扁平化、給一線員工授權(quán)以及借助外部資源、提供跨職能部門解決方案、建立學(xué)習(xí)型柔性組織”的現(xiàn)代管理潮流。

        任何企業(yè)存在的價值就是，把資本和原料轉(zhuǎn)化為最終產(chǎn)品和服務(wù)，滿足顧客需要，以獲取更多的效益。企業(yè)能否在競爭中獲得優(yōu)勢取決于產(chǎn)品和服務(wù)是否比對手更好、更快和更便宜。項(xiàng)目是一個計(jì)劃要完成的任務(wù)，有起點(diǎn)和終點(diǎn)，其過程可以分解為多個子任務(wù)。對于企業(yè)，項(xiàng)目是在預(yù)定的時間和成本范圍內(nèi)完成的目標(biāo)，需要一個跨部門跨專業(yè)的團(tuán)隊(duì)來協(xié)作完成的組織活動。企業(yè)按項(xiàng)目進(jìn)行管理，就是打破僵化的官僚組織結(jié)構(gòu)，跨部門解決問題；是在新建生產(chǎn)線、研發(fā)新產(chǎn)品、進(jìn)行生產(chǎn)制造及市場推廣營銷等方面運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，實(shí)行按項(xiàng)目管理的工作方式，建立矩陣式的組織結(jié)構(gòu)，由企業(yè)級項(xiàng)目管理專職團(tuán)隊(duì)統(tǒng)籌企業(yè)的項(xiàng)目，建立項(xiàng)目化管理的運(yùn)作體系，按項(xiàng)目配置企業(yè)的內(nèi)外資源。這樣，企業(yè)能夠?qū)Y源的組織、運(yùn)用和管理比原來更好、更快、成本更低。

        企業(yè)信息化工作如火如荼，許多企業(yè)在ERP應(yīng)用方面取得了不錯的成績。今后，這些企業(yè)的信息化重點(diǎn)會逐漸向項(xiàng)目管理軟件轉(zhuǎn)移。因?yàn)轫?xiàng)目管理軟件的實(shí)施工作比ERP 要容易，目標(biāo)更加明確，而且更加有利于提高企業(yè)對市場變化的響應(yīng)速度。以計(jì)算機(jī)制造業(yè)為例，在過去，廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品幾年內(nèi)可能都不會發(fā)生變化，仍然能夠賣出去，市場基本是屬于賣方市場。而現(xiàn)在市場競爭激烈，尤其是中國加入WTO之后，制造業(yè)受到的沖擊非常大。市場上，幾乎每個星期都有新的型號面世。生產(chǎn)廠家必須縮短產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)周期，這就要求企業(yè)用項(xiàng)目管理的方法去解決，把從設(shè)計(jì)到下線的整個過程作為一個項(xiàng)目來管理。只有這樣才能夠保證新產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)上市，以取得更好的市場份額，從而提升利潤。因此，如果企業(yè)把每個項(xiàng)目都控制好了，都產(chǎn)生了利潤，那么企業(yè)的總體利潤自然而然就會得到提升。

        實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的項(xiàng)目化，應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件，有利于企業(yè)知識庫的積累。國內(nèi)的許多企業(yè)一直以來不重視知識的搜集和整理。企業(yè)的每項(xiàng)業(yè)務(wù)工作完成以后，很多有用的數(shù)據(jù)和信息就會被丟棄，面對新的類似的工作時又重新來過，事倍功半。實(shí)施企業(yè)項(xiàng)目化管理，尤其通過應(yīng)用項(xiàng)目管理軟件，有助于企業(yè)系統(tǒng)地管理項(xiàng)目信息和數(shù)據(jù)。通過對歷史項(xiàng)目的數(shù)據(jù)積累，在接受新的項(xiàng)目時，企業(yè)可以充分進(jìn)行分析和對比，尋找項(xiàng)目之間的共性，借鑒歷史項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。這樣不但可以提高項(xiàng)目的管理效率，還能夠降低甚至避免項(xiàng)目的風(fēng)險。某些項(xiàng)目管理軟件提供了模板的功能，企業(yè)可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，在多個項(xiàng)目中尋找并定義標(biāo)準(zhǔn)化的流程或操作步驟等，形成專用的模板。項(xiàng)目管理人員可以根據(jù)每個項(xiàng)目的實(shí)際情況，選擇特定的項(xiàng)目模板，完成計(jì)劃的制定以及數(shù)據(jù)和信息的管理，取得事半功倍的效果。

       3. 多項(xiàng)目協(xié)作節(jié)省成本

       對于一個企業(yè)，總是會出現(xiàn)多個項(xiàng)目并發(fā)進(jìn)行的情況。對于企業(yè)的管理者必須